Assistant de Direction H/F - Service Public
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
L'IUT de Laval, site délocalisé de l'Université du Mans en Mayenne, accueille chaque année environ 850 étudiants dans 4 formations de BUT, dans le domaine du commerce, de la biologie, de l'informatique et du multimédia.
L'Assistant de direction (F/H) assure un appui administratif, organisationnel et réglementaire de haut niveau auprès du Directeur de l'IUT et de la Directrice administrative afin de contribuer au bon fonctionnement des instances, à la sécurisation des procédures et à la qualité du pilotage de la composante.
Missions et activités principales
1. Assistance de direction
- Gestion des agendas, rendez-vous et déplacements.
- Préparation et suivi des réunions.
- Traitement du courrier et des courriels.
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs.
2. Gestion des instances
- Préparation des convocations et dossiers.
- Organisation matérielle des séances.
- Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux.
- Suivi des décisions et actions.
3. Suivi administratif et réglementaire
- Veille au respect des procédures.
- Gestion documentaire et archivage.
- Suivi des échéances institutionnelles.
- Appui aux enquêtes et campagnes administratives.
Missions et activités associées
Missions de soutien transversales et ponctuelles avec les services support de l'IUT ( communication, alternance, scolarité, accueil)
Le profil recherché
Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur (IUT / EPSCP).
- Droit administratif et environnement réglementaire universitaire.
- Actes administratifs et procédures internes.
- Règles de confidentialité et de déontologie.
- Protection des données (RGPD).
- Techniques de secrétariat et de gestion documentaire.
Savoir-faire opérationnels
- Organiser et prioriser l'activité.
- Rédiger des documents administratifs de qualité.
- Préparer et suivre des dossiers complexes.
- Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs.
- Rechercher et analyser des informations réglementaires.
Compétences relationnelles
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Rigueur et fiabilité.
- Sens de l'organisation.
- Réactivité.
- Diplomatie et qualités relationnelles.
- Autonomie et sens de l'initiative.
- Loyauté institutionnelle.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- RGPD
- Gestion des fonds documentaires
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Compte-rendu
- Pro-activité
- Traitement du courrier
- Réactivité
- Sens de l’organisation