Assistant de Direction H/F - Chambre Commerce et Industrie la Mayenne

Partenaire de 14 500 entreprises, la CCI de la Mayenne booste leur croissance de la cration la transmission. Premier oprateur de formation aprs l?ducation Nationale, elle forme les talents via le CAMPUS (Chang) et l?Institut d?Informatique Applique (Saint-Berthevin et Saint-Nazaire), avec 600 apprentis et tudiants (commerce, vente, informatique) et 600 stagiaires en formation continue. Labellise Lucie, elle agit pour une conomie responsable.VOS MISSIONS

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, vous intervenez au coeur de la gouvernance de la CCI 53 pour accompagner le Président, les élus, le Directeur Général de la CCI et le Directeur de cabinet et des Relations Institutionnelles, Etudes et projets, dans l'organisation, la coordination et la valorisation de leurs activités.
Véritable interface clé interne et externe, vous contribuez activement au bon fonctionnement des instances, à la qualité de la représentation institutionnelle et au rayonnement de la CCI à travers ses événements.

Vos principales tâches consisteront à :

Assistanat exécutif
- Organiser et coordonner les agendas, réunions et déplacements des membres de la gouvernance
- Anticiper les besoins et sécuriser le bon déroulement des échéances
- Assurer le traitement et la gestion de dossiers liés aux rendez-vous stratégiques
- Garantir la qualité rédactionnelle et formelle des documents officiels (courriers, dossiers.)

Coordination des relations institutionnelles
- Assurer un rôle d'interface entre élus, Président, Direction, services internes, ressortissants et partenaires
- Suivre et répondre aux sollicitations des élus et organiser leur représentation
- Mettre à jour les bases de données et outils de suivi
- Constituer les dossiers administratifs, rédiger les courriers et assurer une veille adaptée

Organisation des instances (AG, bureaux, commissions)
- Planifier le calendrier annuel des réunions
- Rédiger les ordres du jour et envoyer les convocations
- Préparer les dossiers du Président et de la Direction Générale
- Participer aux instances et rédiger les comptes rendus et synthèses
- Assurer la diffusion des documents (intranet / plateformes externes sécurisées)

Organisation et coordination d'événements
- Copiloter les événements de la CCI (clubs d'affaires, cérémonie des voeux.)
- Gérer la logistique (prestataires, salles, restauration.)
- Contribuer à l'identification des intervenants
- Suivre les invitations et les inscriptions
- Collaborer avec la communication (supports, réseaux sociaux, presse)
- Assurer le suivi budgétaire et les formalités comptables et administratives internes
- Disponibilité ponctuelle (environ 2 soirées)

Amélioration continue & organisation
- Collaborer étroitement avec l'ensemble des directions et services
- Participer à l'optimisation des processus (démarche qualité)
- Veiller à la bonne circulation et la structuration de l'information

VOTRE PROFIL

A la suite d'une expérience impérative et similaire d'au moins 1 an, vous justifiez d'une bonne culture générale et d'une compréhension de l'environnement institutionnel ; et interagissez efficacement avec des interlocuteurs variés et de haut niveau. Des notions juridiques sont un atout supplémentaire.
Vous vous distinguez par vos excellentes qualités rédactionnelles et votre maîtrise des outils bureautiques, vous permettant de produire des documents clairs et soignés. A l'aide de votre organisation et de votre rigueur, vous savez gérer, prioriser et respecter les délais de dossiers multiples, en autonomie. Enfin, capable de vous adapter rapidement, vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre discrétion et votre professionnalisme.

Experience: 1 An(s) - sur même poste

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique