3 Assistants d'Accueil des Solidarités - Conseil Departemental de la Mayenne H/F - Conseils départementaux

De manière globale, l'assistant d'accueil des solidarités participe à la vie d'équipe de la Maison du Département : transmission d'informations et soutien à la coordination entre les directions.

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
L'assistant d'accueil des solidarités est le 1er interlocuteur des usagers au sein des Maisons du Département.
- Accueil physique et téléphonique des usagers de la Maison du Département
- Identification de la demande de l'usager, qualification du besoin et orientation vers le bon interlocuteur ou service (interne ou externe)
- Information des usagers sur les dispositifs départementaux
- Information des usagers de l'état d'avancement de leur demande
- Accompagnement des usagers dans la compréhension et la complétude de documents dans un cadre strictement administratif
- Remise de supports (flyers, dossiers...)
- Réception de documents remis par les usagers
- Orientation des usagers au sein de la Maison du Département
- Accueil physique et téléphonique des partenaires locaux et des entreprises extérieures
- Prise et transmission de messages
- Prise de rendez-vous

LOGISTIQUE DE LA MAISON DU DEPARTEMENT
L'assistant d'accueil des solidarités est le 1er interlocuteur des agents au sein des Maisons du Département d'un point de vue logistique.
- Gestion du courrier entrant et sortant / des navettes internes
- Réception des livraisons
- Participation à la gestion des ressources matérielles mises à disposition des agents (salles de réunion, espaces polyvalents, véhicules, fournitures de bureau, mobilier...)
- Veille et participation à la bonne tenue et au bon fonctionnement des locaux
- Facilitation et accompagnement des interventions techniques (internes ou externes)
- Recensement des besoins des agents (travaux, interventions techniques...)
- Gestion de l'affichage au sein du site
- Gestion de stock (consommables, fournitures...)

GESTION ADMINISTRATIVE
- Aide à la constitution et à la gestion du dossier usager (matériel et dématérialisé)
- Participation au suivi et à la complétude du dossier usager (mise à jour)
- Gestion de la boite mail générique de la Maison du Département
- Formalisation, transmission et archivage de documents, courriers, notifications
- Gestion de stock (documentation, flyers...)
- Participation au suivi statistique du service

- Plages horaires strictes (ouverture au public)
- Peut faire face à des situations de tension avec les usagers

Compétences techniques : connaissance des dispositifs départementaux, archivage, communication écrite, communication orale, gestion de stock.
Compétences organisationnelles : classement, identification des interlocuteurs adéquats, organisation, rigueur, respect des délais.
Compétences relationnelles : aisance relationnelle, diplomatie, écoute active, gestion du stress, respect de la confidentialité, travail en équipe.
Compétences d'adaptation : discrétion, identification d'une situation d'urgence, réactivité, gestion de procédures multiples.
Compétences numériques : alimentation d'une base de données, utilisation des logiciels bureautiques, utilisation des logiciels métiers, utilisation des outils de communication, utilisation d'une base de données.

• Accueil du client
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier